Офис-менеджер (Москва)

Привет, давай знакомиться!
Меня зовут Виолетта, я HR-менеджер компании AstraLab.

Мы активно растём и сейчас в нашу команду требуется Офис-менеджер.

AstraLab — это IT-компания из 150+ единомышленников, которые меняют рекламный рынок с помощью NewAI: generative AI, big data, creative tech и многое другое.

Наша сила — новые рекламные форматы, которые задают тренды и получают признание на главных событиях индустрии: НРФ, IzmeniSoznanie, AdIndex и тд.
Нам доверяют 300+ брендов, включая Сбер, Яндекс, Ozon. Наши технологии уже используют партнеры в 10+ странах — от Ближнего Востока до Латинской Америки.

Наша цель – ежегодно кратно расти, а ты можешь также расти с нами!

1. Поддержка офиса (Москва)

   •  Курьерские и почтовые доставки - встреча, навигация

     Клиентские подарки - сбор подарков и передача курьеру

   • Комфорт и оснащение офиса - отслеживание остатков, инициация закупки,

     улучшения офисного пространства, выложить фрукты и снеки утром, чистота и порядок на столах

   • ДР сотрудников в Мск - сбор денег, покупка подарка, организация поздравления

   • Оборудование - отвезти в ремонт, выдать/принять сотруднику в Мск, порядок на

     складе

   • клиентские мероприятия - собрать и согласовать с заказчиком заказ еды (исходя из

     тематики, формата и кол-ва людей), сервировка стола

   • Клиентские массовые рассылки подарков - участие в идеи подарка, заказ товаров,

     формирование списка адресов, организация сбора подарков (включая поиск

     помощников)

   • Пропускная система - подача на охрану актуального списка сотрудников
   • Бронирование переговорных комнат
   • График посещения офиса - формирование и контроль за исполнением

   • Помощь по документообороту Мск:

     • подписание документов в Мск - ведение реестра корреспонденции, подписание документов с сотрудниками/контрагентами по просьбе бухгалтерии
     • передача документов в Тамбов - отметить в реестре, запечатать конверт, проверить чтобы в реестре отметили получение в Тамбове
     • сбор представительских чеков у СЕО

2. Большие корпоративы 2 раза в год - участие в организации, самостоятельная реализация

   зон ответственности в рамках проектной команды

3. Помощь по личным поручениям директоров

• Опыт работы офис-менеджером от 1 года;
• Отличные коммуникативные навыки;
• Организационные способности и умение работать в условиях повышенной ответственности;
• Навыки работы с такс трекером и со сметами по расходам;
• Уверенное владение офисными программами (Microsoft Office, Google Workspace и т.д.).

оформление по ТК РФ с первого рабочего дня
полный рабочий день, 5/2 с 10 до 19, офис в центре Москвы
ДМС от 1 года работы